Poradnik klienta

Co musisz wiedzieć?

Wybór i obsługa kasy fiskalnej to ważny element prowadzenia działalności gospodarczej. Niezależnie od tego, czy jesteś początkującym przedsiębiorcą, czy prowadzisz firmę od lat, warto znać aktualne przepisy oraz najlepsze praktyki dotyczące urządzeń fiskalnych. W tym poradniku znajdziesz wszystkie kluczowe informacje o kasach fiskalnych, ich serwisowaniu oraz obowiązkach prawnych.

FAQ's

Najczęściej zadawane pytania

W tym przewodniku znajdziesz odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące kas fiskalnych – od obowiązku ich posiadania, przez wybór odpowiedniego urządzenia, po kwestie techniczne i prawne związane z ich użytkowaniem.

Kasa fiskalna to urządzenie, w którym możesz zapisać wszystkie towary lub usługi z asortymentu twojej firmy oraz ewidencjonować ich sprzedaż. Kas fiskalnych powinni używać przedsiębiorcy, którzy sprzedają towary lub usługi:

osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej,

rolnikom ryczałtowym, czyli dokonującym dostawy produktów rolnych pochodzących z własnej działalności rolniczej,

rolnikom świadczącym usługi rolnicze, którzy korzystają ze zwolnienia w podatku VAT.

Na rynku funkcjonują cztery rodzaje kas fiskalnych:

kasy on-line,

kasy z elektronicznym zapisem kopii,

kasy z papierowym zapisem kopii,

kasy w formie oprogramowania (wirtualne).

Kluczową różnicą między nimi jest sposób zapisu danych. Pamiętaj, że kasy starszego typu – czyli kasy z zapisem elektronicznym lub papierowym – są stopniowo wycofywane z rynku.Przy zakupie kasy powinieneś dostać: instrukcję obsługi kasy, książkę kasy, kartę kasy, deklarację o spełnieniu przez kasę wymaganych funkcji, kryteriów i warunków technicznych.Kasy możesz również wynająć, wydzierżawić lub wziąć w leasing.

Ważne! Od 1 stycznia 2022 roku przedsiębiorcy, którzy mają obowiązek ewidencjonować sprzedaż przy pomocy kasy fiskalnej, muszą umożliwić konsumentom zapłatę bez użycia gotówki – przy użyciu instrumentu płatniczego – w każdym miejscu, w którym wykonują swoją działalność.

Przedsiębiorcy, którzy mają obowiązek używania w swojej firmie kas on-line, będą musieli połączyć posiadane kasy z terminalem płatniczym, według protokołu FROB (od nazwy Fundacji Rozwoju Obrotu Bezgotówkowego).

Termin wejścia w życie tego obowiązku początkowo był ustalony na 1 lipca 2022 roku, ale został przesunięty na 1 stycznia 2024 rok.

Oznacza to, że jeśli obecnie korzystasz z kasy on-line i nie posiadasz terminala, nie będziesz musiał go kupować. Przedsiębiorcy, którzy używają kas online i mają w swojej firmie terminal, ale nie jest on wyposażony w protokół ECR-EFT, który zapewnia łączność z kasą on-line, będą musieli go wymienić na terminal wyposażony w ten protokół.

Ważne! Przy zakupie terminala płatniczego możesz skorzystać z ulgi na ten cel. Przeczytaj więcej o uldze na zakup terminala płatniczego.
Jeżeli nie wywiążesz się z obowiązku integracji kasy z terminalem, będzie ci grozić kara 5 tys. zł.

Kasę on-line muszą mieć firmy, które:

świadczą usługi naprawy pojazdów silnikowych i motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania,

bieżnikowania i regenerowania oraz w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych i motorowerów sprzedają benzynę silnikową, olej napędowy, gaz przeznaczony do napędu silników spalinowych,

świadczą stałe lub sezonowe usługi związane z wyżywieniem – stacjonarne placówki gastronomiczne oraz usługi w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania,

sprzedają węgiel, brykiet i podobne paliwa stałe wytwarzane z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczone do celów opałowych

świadczą usługi: fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne budowlane w zakresie opieki medycznej prawnicze związane z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej (wyłącznie w zakresie wstępu).

Kontakt